北京王府公益基金會檔案管理辦法

北京王府公益基金會檔案管理辦法

第一章 ?總則

第一條??為規(guī)范北京王府公益基金會檔案管理工作，提升工作效率，保障基金會各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù) 《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院《基金會管理?xiàng)l例》，特制訂本管理辦法。

第二條??檔案工作是基金會管理工作的重要組成部分，是開展基金會業(yè)務(wù)和各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和必要條件。基金會員工應(yīng)當(dāng)掌握基礎(chǔ)的檔案知識，具備一定的檔案意識，嚴(yán)格遵守檔案管理辦法。

第二章 ?檔案管理體制

第三條 ?綜合辦負(fù)責(zé)本基金會的檔案管理工作（人事、財務(wù)檔案按規(guī)定由人力、財務(wù)部獨(dú)立歸檔保管），配備相對固定的檔案管理人員，檔案管理的主要職責(zé)如下：

（一）結(jié)合實(shí)際工作，積極向基金會工作人員宣傳檔案工作的意義和作用，并認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度；

（二）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，主動接受上級單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，及時反映有關(guān)人員對檔案工作的建議和要求；

（三）負(fù)責(zé)基金會各類檔案、文件資料的收集、保管、初步整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時；

（四）堅持平時預(yù)立卷制度，即根據(jù)基金會不同種類文件材料形成的特征，制訂案卷類目，合理分類存放；

（五）參加基金會超期檔案的鑒定、銷毀工作；

（六）如調(diào)動工作時，應(yīng)辦理文件材料的交接手續(xù)。

第四條???檔案管理工作人員應(yīng)認(rèn)真貫徹國家檔案工作法律、法規(guī)，建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，及時收集、整理基金會檔案材料，監(jiān)督指導(dǎo)各部門員工按時提交檔案材料。

第三章 ?檔案存檔辦法

第五條?檔案歸檔范圍包括基金會原始檔案和在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的，所涉及內(nèi)容已處理完畢或暫告一段落，并具有查考、保存價值，需集中保管的各種載體的信息與資料。

第六條??檔案存檔辦法

（一）非項(xiàng)目類文件，自文件生成后由各部門負(fù)責(zé)人參照文件存檔要求即刻存檔。

（二）項(xiàng)目類文件，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行時間長短以及項(xiàng)目活動開展情況，分時段按文件存檔要求將檔案收集完整后進(jìn)行存檔。如因特殊情況，項(xiàng)目在立項(xiàng)審批流程完成前已經(jīng)開始實(shí)施，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須及時補(bǔ)齊項(xiàng)目立項(xiàng)相關(guān)檔案資料。

（三）各部門共同參與的活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。

（四）基金會所有電子版檔案存于基金會網(wǎng)盤，紙質(zhì)版檔案移交綜合辦存檔管理。

（五）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

第七條??檔案存檔流程

（一）檔案資料按文件存檔要求收集完整并存檔，電子版存于基金會網(wǎng)盤；

（二）綜合辦檢查文件數(shù)量以及文件完整性；

第四章 ?檔案借閱辦法

第八條?檔案借閱辦法

基金會員工因工作需要，可查閱基金會形成的檔案資料。凡借閱基金會檔案資料，須在綜合辦檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。
借閱人必須按借閱期限及時歸還所借閱資料。
查閱檔案時應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律；不得擅自向他人傳播檔案內(nèi)容；不得翻閱、摘抄、復(fù)制與查閱內(nèi)容無關(guān)的材料；不準(zhǔn)在材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊；不得隨意折卷或撕去其中文件。
員工負(fù)有對項(xiàng)目資料和設(shè)計中項(xiàng)目方案的保密義務(wù)。
檔案管理人員須保證基金會法人登記證書使用的規(guī)范性與安全性。任何個人不得偽造、涂改、出租、出借、冒用、轉(zhuǎn)讓基金會法人登記證書。如用證不當(dāng)及造成不良后果，將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任。

第九條?檔案借閱流程