北京王府公益基金會會議管理辦法

第一章總則

第一條 ?為規(guī)范會議程序，提高北京王府公益基金會決策管理能力和辦事效率，保證管理工作規(guī)范、有序開展，特制訂本管理辦法。

第二條 ?本辦法適用于基金會各類會議組織、安排與管理工作，包括但不限于：

1、理事會會議；

2、年度、半年度工作會議；

3、月度、周工作例會；

4、項(xiàng)目工作會議；

5、對外會議等其他特定會議。

第二章 會議組織管理與程序

第三條 ?對內(nèi)會議?

一、理事會會議

1、每年召開兩次，原則上每半年一次。

2、理事會會議召集和主持：原則上由理事長召集和主持，如理事長不能召集，有 1/3 理事提議，必須召開理事會會議，提議理事可推選召集人。

3、理事會會議須有 2/3 以上理事出席方能召開。

4、理事出席會議，監(jiān)事及其他指定人員列席。

5、召開理事會，需提前 10 個工作日通知全體理事、監(jiān)事、列席人員。

6、理事會由綜合辦負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、服務(wù)與記錄，當(dāng)場形成會議決議并制作《理事會會議紀(jì)要》，由出席理事、監(jiān)事審閱與簽名。會后形成《理事會會議記錄》，經(jīng)理事長審核，分發(fā)理事、監(jiān)事參閱。

二、年度、半年度工作會議

1、原則上在每年 7 月、12 月舉行，由秘書長/ 副秘書長召集和主持，基金會全體員工參加。

2、綜合辦提前 1 周發(fā)出會議通知，并負(fù)責(zé)會務(wù)工作與會議記錄，會議記錄經(jīng)秘書長/ 副秘書長審核，分發(fā)給全體員工。

三、月度、周工作例會：

1、月度工作例會于每月第 1 周周一舉行，周工作例會于每周周一舉行，主要對基金會上一周期的工作進(jìn)行總結(jié)、討論與溝通。月度、周工作例會由秘書長/ 副秘書長召集和主持，基金會全體員工出席。

2、綜合辦提前 3 個工作日發(fā)出會議通知，并負(fù)責(zé)會務(wù)準(zhǔn)備與會議記錄，會議記錄經(jīng)秘書長/ 副秘書長審核，分發(fā)給全體員工。

四、項(xiàng)目工作會議

（一）基金會內(nèi)部項(xiàng)目工作會議

1、因項(xiàng)目相關(guān)問題研討需要在基金會內(nèi)部召開的項(xiàng)目工作會議，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人召集和主持，項(xiàng)目相關(guān)人員參會。

2、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)會務(wù)準(zhǔn)備與記錄，提前 1 個工作日發(fā)出會議通知，會后以郵件方式將會議記錄發(fā)送給相關(guān)人員。

（二）與項(xiàng)目合作方的工作會議

1、根據(jù)各項(xiàng)目推進(jìn)情況，需邀請項(xiàng)目合作方參與的項(xiàng)目工作會議，由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行組織并報(bào)秘書長/副秘書長備案。需重要領(lǐng)導(dǎo)或合作方參與的會議，由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)秘書長/副秘書長批準(zhǔn)后召集會議。

2、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提前 3 個工作日向參會的項(xiàng)目合作方發(fā)出會議邀請。

3、如需預(yù)約會議室，應(yīng)提前 3 個工作日在 OA 上進(jìn)行預(yù)約登記。

4、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)會務(wù)工作，包括會前的會場布置、設(shè)備調(diào)試、會議物料準(zhǔn)備、會議接待；會中的會議記錄、會議服務(wù)；會后的會場清理、會議物料回收、會議總結(jié)與會議資料存檔等工作。

第四條 ?對外會議?

一、基金會邀請其他組織、單位或機(jī)構(gòu)參加的會議

基金會因整體業(yè)務(wù)發(fā)展需要，邀請其他組織、單位或者機(jī)構(gòu)參加的會議，由綜合辦組建會務(wù)小組，負(fù)責(zé)會議接待與會務(wù)工作。中大型會議程序可參照《北京王府公益基金會會議 SOP》執(zhí)行。

（一）會議接待工作

1、會議接待對象按級別不同和對基金會業(yè)務(wù)的影響不同，分為重要參會人員和一般參會人員。

（1）重要參會人員包括：政府職能部門、主管部門領(lǐng)導(dǎo)；基金會項(xiàng)目捐贈方；潛在捐贈方；行業(yè)專家等。

（2）一般參會人員包括有合作意向的行業(yè)組織或機(jī)構(gòu)工作人員、媒體記者等。

2、接待工作原則：熱情周到、禮儀規(guī)范、勤儉節(jié)約、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

3、接待規(guī)格：重要參會人員由理事長、秘書長/副秘書長接待；其他參會人員根據(jù)情況由相關(guān)人員接待。

4、如有茶歇安排需要，茶歇標(biāo)準(zhǔn)依具體會議級別而定。

（二）會務(wù)工作

1、會議前期

（1）提前做好會務(wù)工作分工，明確職責(zé)。

（2）提前 5 個工作日向擬參會人員發(fā)出會議邀請，包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點(diǎn)等。其中，重要參會人員由理事長、秘書長/副秘書長邀請，一般參會人員由會務(wù)人員對接與邀請。

（3）提前 3 個工作日完成會場預(yù)定或預(yù)約，預(yù)定時要考慮會場制冷、取暖、通風(fēng)等事項(xiàng)。

（4）基金會宣傳資料、會議相關(guān)資料制作與準(zhǔn)備。

2、會議中期

（1）提前 2 個小時完成會場布置，擺放好會議資料。

（2）會場內(nèi)音響、話筒、燈光、多媒體等設(shè)備提前 2 小時調(diào)試。

（3）按預(yù)定方案組織與會人員就座。

（4）維持好會場秩序。會議開始前 5 分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場。

（5）根據(jù)天氣等具體情況，每半小時左右為參會嘉賓添水 1 次。

（6）做好會議記錄。

3、會議后期

（1）會議結(jié)束后，檢查會場，清退會議室。

（2）會議回顧與總結(jié)。

（3）做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

二、基金會員工外出參加會議

基金會員工根據(jù)工作需要，本著利于本職工作開展的原則，參與其他組織、單位或機(jī)構(gòu)召開的會議，需提前 3 個工作日向秘書長/副秘書長報(bào)備，經(jīng)同意后方可參會，會議中做好會議記錄，會后根據(jù)實(shí)際情況在基金會內(nèi)部進(jìn)行分享，并及時對會議資料進(jìn)行存檔。

第三章?會議要求

第五條 ?參會人員應(yīng)按時參會，因故不能參會者，應(yīng)向上一級領(lǐng)導(dǎo)請假，得到允許，方可缺席。

第六條 ?會議期間避免隨意走動，保持安靜，在他人發(fā)言時認(rèn)真傾聽。會議主持人應(yīng)對違反會議紀(jì)律的情況提出糾正。

第七條 ?所有參加會議的人員，應(yīng)遵守保密原則，不得向與會議無關(guān)的人員傳遞會議信息或會議紀(jì)要。

第八條 ?會議室使用環(huán)境衛(wèi)生要求：

一、注意保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生；

二、嚴(yán)禁在會議室吃東西；

三、嚴(yán)禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關(guān)的設(shè)備。

第四章?會議記錄與資料留存

第九條 ?會議記錄。每次會議都應(yīng)有專人負(fù)責(zé)記錄及錄音，在會議結(jié)束后的 3 個工作日內(nèi)，撰寫出會議紀(jì)要并通過郵件發(fā)送給相關(guān)人員。

第十條 ?會議資料留存。每次會議所有記錄與資料，在會議結(jié)束后的 3 個工作日內(nèi)，按照基金會檔案管理辦法相關(guān)要求進(jìn)行存檔。

第五章?附則