北京王府公益基金會采購管理辦法

第一章 ?總 則

第一條??為規(guī)范北京王府公益基金會采購流程，控制采購風(fēng)險，降低采購成本，提高資產(chǎn)使用效果，加強(qiáng)預(yù)算管理，特制訂本管理辦法。

第二條??本辦法適用于基金會物資采購、服務(wù)采購、辦公采購、驗收和付款全過程。

第二章 ?采購業(yè)務(wù)分類

第三條??基金會的采購業(yè)務(wù)包括：

（一） 物資采購：指各種形態(tài)和種類的物品。包括物資、設(shè)備、產(chǎn)品、用品、圖書和教材等：

（二） 服務(wù)采購：指除貨物和工程以外的其它采購對象。包括并不限于會議承辦、宣傳視頻制作、信息咨詢、教育培訓(xùn)、與信息系統(tǒng)有關(guān)的硬件、軟件購買、維護(hù)以及信息系統(tǒng)開發(fā)等：

（三） 供應(yīng)商采購：用于基金會固定資產(chǎn)、辦公用品和福利采購，如會務(wù)接待賓館 （飯店）、印刷品制作公司、機(jī)票購買等。

（四） 辦公采購：用于機(jī)構(gòu)運營的固定資產(chǎn)，如辦公設(shè)備、辦公家具、電腦、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等辦公類采購。

第四條??采購業(yè)務(wù)內(nèi)容用于項目執(zhí)行、部門職責(zé)內(nèi)部管理需要，如物資采購、專項評估、印刷設(shè)計、審計、法務(wù)等服務(wù)類采購，由申請部門依據(jù)采購制度履行采購業(yè)務(wù)。

第三章 ?辦公采購及其規(guī)定

第五條 ?基金會辦公采購渠道分為：

（一） 網(wǎng)絡(luò)采購：用于固定資產(chǎn)、低值易耗品和辦公用品物資采購，單價在 1 萬元以下。

（二） 供應(yīng)商采購：供應(yīng)商應(yīng)選擇信譽(yù)良好、業(yè)務(wù)范圍符合采購所需，且成立三年以上無不良行為記錄，并通過最近一次的工商年檢、銀行資信審驗的法人企業(yè)或機(jī)構(gòu)。

第六條??網(wǎng)絡(luò)采購流程

（一） 詢價：大型電商網(wǎng)站 （如淘寶、京東等） 采購，對比商品價格、質(zhì)量、送達(dá)時間、有無發(fā)票、售后服務(wù)等，擬定采購物資來源、價格，并報至基金會綜合辦；

（二） 審批：綜合辦在經(jīng)審核通過后下單采購；

（三） 付款：在網(wǎng)報系統(tǒng)發(fā)起財務(wù)付款、報銷流程。

第七條??供應(yīng)商采購流程

（一） 固定資產(chǎn)及辦公用品采購

1. 選品：依據(jù) 《品類標(biāo)準(zhǔn)化目錄》，確定所需物資品牌、型號、數(shù)量、價格，并報至基金會綜合辦；

2. 申請：由綜合辦在 OA 采購系統(tǒng)發(fā)起 「集中采購申請」 流程，經(jīng)執(zhí)行秘書長審批同意后，對接供應(yīng)商安排發(fā)貨；

3. 驗收：綜合辦驗收物資無誤后，進(jìn)行入庫。

4. 付款：綜合辦在網(wǎng)報系統(tǒng)發(fā)起財務(wù)付款、報銷流程。

（二） 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)

供應(yīng)商必須是依法登記注冊的法人實體，應(yīng)具備下列條件：

1. 具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；

2. 具有良好的商業(yè)信譽(yù)或社會公信力：

3. 具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；

4. 有依法納稅的良好記錄；

5. 服務(wù)商不得為列入企業(yè)異常名錄的企業(yè)。

第四章 ?招標(biāo)采購及其規(guī)定

第八條??基金會組織項目招標(biāo)采購參照國家有關(guān)法律法規(guī)，實行公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式，實際參與投標(biāo)單位不應(yīng)少于三家。

（一） 采購貨物或服務(wù)的價格與采購形式：

1.10 萬元以下：網(wǎng)絡(luò)采購或供應(yīng)商

2.10 萬元~20 萬元：詢價比價

3.20 萬元~30 萬元：邀請招標(biāo)或競爭性談判

4.30 萬元以上：公開招標(biāo)

（二） 采購方式說明

1. 詢價比價：在預(yù)算內(nèi)的采購業(yè)務(wù)，至少提供 3 家服務(wù)商的價格進(jìn)行比價，填寫 《詢價采購情況記錄表》（附件 2），詢價依據(jù)可以是網(wǎng)絡(luò)平臺的公示信息，通過截圖作為附件說明，截圖中包括服務(wù)商名稱、貨物規(guī)格、價格、付款方式和聯(lián)系方式等基本信息；或向三家以上服務(wù)商發(fā)出詢價單讓其報價，服務(wù)商提供的報價單需加蓋公章。采購部門應(yīng)在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信等因素進(jìn)行綜合評估，擇優(yōu)確定最終供應(yīng)商。由項目部整理比價資料，報財務(wù)部審核、執(zhí)行秘書長審批通過實施。

2. 公開招標(biāo) （簡稱招標(biāo)）：在預(yù)算內(nèi)的采購業(yè)務(wù)，通過在基金會官網(wǎng)、基金會微信公眾號或公益行業(yè)網(wǎng)站發(fā)出招標(biāo)公告，邀請服務(wù)商參加投標(biāo)的采購行為。

3. 邀請招標(biāo) （簡稱邀標(biāo)）：在預(yù)算內(nèi)的采購業(yè)務(wù)，根據(jù)服務(wù)商的資信和業(yè)績，至少選擇 3 家企業(yè)向其發(fā)出招標(biāo)邀請書，邀請參加投標(biāo)競爭，從中選定中標(biāo)服務(wù)商的采購方式。邀標(biāo)與招標(biāo)的需要提交的文件相同。

4. 競爭性談判：在預(yù)算內(nèi)的采購業(yè)務(wù)，通過與多家服務(wù)商 （不少 3 家） 進(jìn)行談判，最后從中確定中標(biāo)服務(wù)商的一種采購方式。競爭性談判適用以下情況：

（1） 公開招標(biāo)后沒有服務(wù)商或沒有合格的服務(wù)商投標(biāo)；

（2） 技術(shù)含量高，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的；

（3） 不能事先計算出價格總額的。

第九條??招標(biāo)/邀標(biāo)流程

（一） 準(zhǔn)備工作

1. 由項目部提出項目招標(biāo)書面申請報告。報告應(yīng)附有招標(biāo)項目名概述與招標(biāo)內(nèi)容、技術(shù) （參數(shù)） 及商務(wù)要求、招標(biāo)方式、預(yù)算經(jīng)費來源及落實情況和項目完成時間要求等。經(jīng)基金會領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)入正式招標(biāo)程序。

2. 組建基金會評標(biāo)小組：由基金會秘書處與邀請相關(guān)行業(yè)的外部專家 （規(guī)避利益關(guān)聯(lián)方的） 組成的評標(biāo)小組共同決策，評標(biāo)小組成員人數(shù)不少于 5 人。評標(biāo)小組負(fù)責(zé)審核招標(biāo)采購方案和 《招標(biāo)文件》，重點審核招標(biāo)項目內(nèi)容 （含技術(shù)和商務(wù)標(biāo)書）、招標(biāo)方式、評標(biāo)、定標(biāo)程序等。根據(jù)招標(biāo)情況對投標(biāo)人的資質(zhì)、業(yè)績、質(zhì)量、信譽(yù)等進(jìn)行審查，報基金會領(lǐng)導(dǎo)審定?；饡袠?biāo)工作小組在開展招標(biāo)活動時，要形成會議記錄，提交綜合辦備案。

3. 制作 《招標(biāo)采購評標(biāo)工作表》（附件 3）。

（二） 發(fā)布招標(biāo)

1. 項目組起草招標(biāo)公告，需包含基金會簡介和項目概況、招標(biāo)范圍及內(nèi)容和技術(shù)要求、投標(biāo)人資格要求、材料的遞交截止時間等信息；

2. 經(jīng)執(zhí)行秘書長審批同意后在基金會官網(wǎng)、基金會會微信公眾號或公益行業(yè)網(wǎng)站發(fā)布；

3. 投標(biāo)文件包括機(jī)構(gòu)簡介 （注冊信息、業(yè)務(wù)范圍，管理團(tuán)隊、業(yè)內(nèi)成績、主要合作伙伴）、行業(yè)資質(zhì)、項目執(zhí)行方案或工作周期、項目預(yù)算或報價等，投標(biāo)文件需要加蓋公司印章。

4. 招標(biāo)文件在官方平臺發(fā)布最少保留 5 日。

5. 若招標(biāo)公告發(fā)出后投標(biāo)申請人少于 3 個的，應(yīng)當(dāng)重新招標(biāo)。

（三） 述標(biāo)

1. 項目部初步篩選出符合項目要求的三家以上服務(wù)商進(jìn)行述標(biāo)，確定招標(biāo)會時間、地點，通知投標(biāo)公司按時參會。

2. 由項目部負(fù)責(zé)組織招標(biāo)會議流程，安排現(xiàn)場投標(biāo)公司的述標(biāo)順序，向評標(biāo)小組發(fā)放 《基金會評標(biāo)工作表》，財務(wù)部全程監(jiān)督招標(biāo)工作。

3. 項目部收集評分表，統(tǒng)計形成 《參與述標(biāo)機(jī)構(gòu)評分匯總表》。

（四） 議標(biāo)

1. 基金會秘書處根據(jù) 《參與述標(biāo)機(jī)構(gòu)評分匯總表》，報理事長審批，確定第一、第二候選企業(yè)，告知未入選投標(biāo)企業(yè)；

2. 若第一候選企業(yè)方案、報價等符合基金會預(yù)期，無需二次磋商，直接報理事長審批；

3. 與第一、二候選企業(yè)二次磋商，方案、報價相應(yīng)調(diào)整，5 個工作日內(nèi)將修改文件發(fā)送至相應(yīng)郵箱；

4. 結(jié)合實際情況，采用郵件或二輪述標(biāo)的形式，擬定中標(biāo)企業(yè)；

5. 評標(biāo)結(jié)束后匯總整理招標(biāo)文件，基金會評標(biāo)小組負(fù)責(zé)人向基金會領(lǐng)導(dǎo)匯報本次招標(biāo)項目的招、投標(biāo)和評標(biāo)情況，確定最終中標(biāo)企業(yè)。

（五） 公示

1. 基金會招標(biāo)工作小組按規(guī)定程序進(jìn)行公示。項目部起草 《招標(biāo)結(jié)果公告》，經(jīng)執(zhí)行秘書長審批后發(fā)布，并在 3 個工作日內(nèi)向中標(biāo)人發(fā)出 《中標(biāo)通知書》。

2. 項目部與中標(biāo)企業(yè)溝通合作細(xì)節(jié)，形成合同草案，經(jīng)基金會領(lǐng)導(dǎo)審核后簽署合同。

3. 招標(biāo)結(jié)束 3 個工作日內(nèi)，所有文件匯總整理交綜合辦存檔。

第十條??競爭性談判流程

1. 采購預(yù)算與申請：項目部負(fù)責(zé)編制采購預(yù)算，填寫選用競爭性談判的理由，報送執(zhí)行秘書長審批后執(zhí)行。

2. 組建談判小組：由基金會秘書處與邀請相關(guān)行業(yè)的外部專家 （規(guī)避利益關(guān)聯(lián)方的） 組成的談判小組共同決策，談判小組成員人數(shù)不少于 5 人。

3. 編制談判文件：談判文件應(yīng)明確談判程序與內(nèi)容、合同草案條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項。

4. 確定參與談判的服務(wù)商名單：談判小組根據(jù)采購需求，從符合相應(yīng)資格條件的服務(wù)商名單中確定并邀請不少于三家的服務(wù)商進(jìn)行談判。

5. 談判：談判小組所有成員集中與每一個被邀請的服務(wù)商分別進(jìn)行談判。在談判中任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他服務(wù)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。

6. 確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，招標(biāo)小組應(yīng)要求所有參加談判的服務(wù)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價，從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。要求供應(yīng)商盡早報價有助于防止串標(biāo)。

7. 評審公示：公示內(nèi)容包括成交服務(wù)商名單、談判文件修正條款、各服務(wù)商報價、談判專家名單。公示期滿無異議，即可發(fā)出中標(biāo)通知書。

8. 簽訂合同：與成交服務(wù)商溝通合作細(xì)節(jié)，形成合同草案，經(jīng)基金會領(lǐng)導(dǎo)審核后簽署合同。

第五章 采購紀(jì)律

第十一條??物資 （服務(wù)） 采購應(yīng)保留完整詢價信息，查收物資或使用物資時綜合辦應(yīng)及時辦理入庫或出庫登記，所有清單由綜合辦簽字確認(rèn)，具體形式參考 《北京王府公益基金會采購及貨物管理清單模板》。

采用招標(biāo)采購方式的，項目部在招標(biāo)環(huán)節(jié)中應(yīng)將 《招標(biāo)方案》《招標(biāo)公告》《評標(biāo)小組會議紀(jì)要》《基金會評標(biāo)工作表》《參與述標(biāo)機(jī)構(gòu)評分匯總表》《中標(biāo)通知書》 和 《招標(biāo)結(jié)果公告》 作為項目檔案留存，財務(wù)部做好采購過程的監(jiān)督檢查工作。

第十二條??采購的全過程應(yīng)該堅持公開、公平、公正的原則。

第十三條??采取公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)或競爭性談判形式采購的需集體商議，不得指定服務(wù)商。采購經(jīng)辦人員必須遵循廉潔自律的原則，不得私下接受服務(wù)商的宴請、禮品、現(xiàn)金或其它好處。

第十四條??服務(wù)商和價格屬于基金會機(jī)密，任何人不得泄露，避免由此引發(fā)的不公平競爭和采購流程混亂。

第十五條??評標(biāo)小組需跨部門組成，包括項目部、財務(wù)部和執(zhí)行秘書長。招標(biāo)會開始前評標(biāo)小組成員名單必須保密，評標(biāo)成員應(yīng)遵循公平、公正的原則，并遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行任務(wù)分工和招標(biāo)流程。

第十六條??嚴(yán)禁評標(biāo)人與投標(biāo)人串通，妨礙公平競爭，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，取消其評標(biāo)資格并依法依規(guī)處理。

第十七條??相關(guān)部門和個人在驗收、付款過程中不得故意刁難供應(yīng)商。無故延遲驗收或付款給基金會造成違約或信譽(yù)損失的，將視情況追究當(dāng)事人及其部分負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

第十八條??凡違反本辦法者，除對責(zé)任人及其部門負(fù)責(zé)人依規(guī)進(jìn)行責(zé)任追究，給與警告、扣減工資和績效，相應(yīng)賠償損失，直至解除勞動合同等處罰。構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。其他未盡事項嚴(yán)格按照國家及地方相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

第六章 ?附 則

第十九條 ?本管理辦法由北京王府公益基金會秘書處負(fù)責(zé)修訂及解釋。

第二十條 ?本管理辦法經(jīng)第二屆第二次理事會會議通過。自通過之日起施行。