北京王府公益基金會(huì)項(xiàng)目管理制度
北京王府公益基金會(huì)項(xiàng)目管理制度
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第一章 總則
第一條 ?為規(guī)范北京王府公益基金會(huì) (以下簡(jiǎn)稱基金會(huì)) 項(xiàng)目的管理，確保項(xiàng)目運(yùn)行的合法、規(guī)范、高效，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)，維護(hù)基金會(huì)、捐贈(zèng)方和受益方的合法權(quán)益，根據(jù) 《中華人民共和國(guó)慈善法》、《基金會(huì)管理?xiàng)l例》、《北京王府公益基金會(huì)章程》、《北京王府公益基金會(huì)工作管理辦法》 的規(guī)定，特制訂本管理制度。
第二條 ?本制度適用于基金會(huì)的項(xiàng)目全面管理工作，包括項(xiàng)目組織管理、立項(xiàng)管理、實(shí)施管理、物資管理、結(jié)項(xiàng)管理及信息管理。
第三條 ?所有項(xiàng)目執(zhí)行和管理工作根據(jù)附錄 《北京王府公益基金會(huì)項(xiàng)目流程指引》 所示流程進(jìn)行。
第二章 項(xiàng)目組織管理
第四條 ?基金會(huì)項(xiàng)目部是基金會(huì)項(xiàng)目管理部門，統(tǒng)籌所有公益項(xiàng)目的運(yùn)作與管理，落實(shí)項(xiàng)目日常管理并組織項(xiàng)目驗(yàn)收，負(fù)責(zé)志愿者活動(dòng)的管理和指導(dǎo)。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人向秘書(shū)長(zhǎng)/執(zhí)行秘書(shū)長(zhǎng)匯報(bào)工作。
第五條??項(xiàng)目部指定項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，管理項(xiàng)目人員和項(xiàng)目資金，定期向項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，陳述項(xiàng)目執(zhí)行中存在的主要問(wèn)題及解決方案。
第六條??基金會(huì)財(cái)務(wù)部協(xié)助項(xiàng)目部管理項(xiàng)目財(cái)務(wù)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目資金的收支往來(lái)結(jié)算，所有與項(xiàng)目資金相關(guān)的文件都需通過(guò)財(cái)務(wù)部的審批。財(cái)務(wù)部通過(guò)檢查、監(jiān)督、管理項(xiàng)目資金安全、有效使用，并配合組織項(xiàng)目驗(yàn)收和審計(jì)工作。
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第三章 ?項(xiàng)目立項(xiàng)管理
第七條 ?立項(xiàng)原則
1、符合基金會(huì)章程的有關(guān)規(guī)定；
2、符合基金會(huì)的戰(zhàn)略規(guī)劃；
3、綜合考慮項(xiàng)目的公益性、可行性和實(shí)效性。
第八條 ?基金會(huì)項(xiàng)目由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起立項(xiàng)申請(qǐng)。
第九條 ?項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行前期背景調(diào)研及可行性分析，對(duì)于項(xiàng)目的公益性、社會(huì)問(wèn)題和痛點(diǎn)的針對(duì)性、可行性做出評(píng)價(jià)，給出立項(xiàng)建議并完成 《立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)》（附件 1），形成立項(xiàng)材料。
第十條 ?立項(xiàng)材料經(jīng)基金會(huì)財(cái)務(wù)部進(jìn)行財(cái)務(wù)合規(guī)審核后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)送秘書(shū)長(zhǎng)/執(zhí)行秘書(shū)長(zhǎng)。
第十一條 ?《立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)》（附件 1） 及其他立項(xiàng)申請(qǐng)輔助材料，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)/執(zhí)行秘書(shū)長(zhǎng)審批后，報(bào)送理事長(zhǎng)。重大項(xiàng)目經(jīng)理事會(huì)審議通過(guò)后方可立項(xiàng)。
第十二條 ?緊急、小額 （低于 2 萬(wàn)元） 的突發(fā)公共衛(wèi)生事件、搶險(xiǎn)救災(zāi)等救助項(xiàng)目，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)/執(zhí)行秘書(shū)長(zhǎng)審批后，即可視為立項(xiàng)。
第十三條 ?項(xiàng)目立項(xiàng)材料由項(xiàng)目部存檔并交綜合辦備案，因緊急情況未能提前完成手續(xù)的，應(yīng)按照 《北京王府公益基金會(huì)檔案管理辦法》 的要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)齊。
第四章 ?項(xiàng)目實(shí)施管理
第十四條 ?項(xiàng)目負(fù)責(zé)人實(shí)施項(xiàng)目管理工作，確保項(xiàng)目按照項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算開(kāi)展。
第十五條??項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)更新和匯總項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程，向項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人提交 《項(xiàng)目階段報(bào)告》（附件 3） 和 《項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)告表》（附件 2） 中的階段財(cái)務(wù)報(bào)告。
第十六條??如遇項(xiàng)目重大變更或終止，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需在變更發(fā)生前 10 個(gè)工作日根據(jù) 《北京王府公益基金會(huì)項(xiàng)目變更流程》（附件 6.1） 提交 《項(xiàng)目變更申請(qǐng)書(shū)》（附件 6），獲理事長(zhǎng)批準(zhǔn)并形成書(shū)面文件后方可進(jìn)行變更或終止。
第五章 項(xiàng)目物資管理
第十七條 ?基金會(huì)對(duì)項(xiàng)目資金實(shí)行預(yù)決算制管理。
第十八條??項(xiàng)目中如涉及預(yù)算變動(dòng)并超過(guò) 20% 需填寫 《項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)告表》（附件 2） 中的項(xiàng)目資金調(diào)整申請(qǐng)表并提交財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)/執(zhí)行秘書(shū)長(zhǎng)審批通過(guò)后修改項(xiàng)目預(yù)算。
第十九條??基金會(huì)項(xiàng)目涉及購(gòu)買服務(wù)和物資進(jìn)行捐贈(zèng)的，應(yīng)完成公允價(jià)值議定流程，取得相關(guān)的公允價(jià)值證明文件，作為財(cái)務(wù)支付附件。
第二十條??捐贈(zèng)物資采購(gòu)應(yīng)保留完整詢價(jià)信息，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查收物資后及時(shí)填寫入庫(kù)及出庫(kù)登記，物資捐贈(zèng)后由接受捐贈(zèng)一方檢驗(yàn)簽收并加蓋公章，所有清單需簽字確認(rèn)，具體形式參考 《采購(gòu)及貨物管理清單模板》（附件 8）。
第二十一條 ?資金收支由基金會(huì)基本賬戶統(tǒng)一管理，不得另設(shè)其他賬戶，確保項(xiàng)目資金的合法、合理、合規(guī)、高效使用。
第六章 項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)管理
第二十二條 ?基金會(huì)項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)，包括項(xiàng)目驗(yàn)收和財(cái)務(wù)驗(yàn)收。
第二十三條 ?項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目結(jié)束后 10 個(gè)工作日內(nèi)提交 《項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)報(bào)告》（附件 4） 和 《項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)告表》（附件 2），上報(bào)基金會(huì)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人。
第二十四條 ?項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人在收到 《項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)報(bào)告》（附件 4）、《項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)告表》（附件 2） 及相關(guān)財(cái)務(wù)資料當(dāng)日起 10 個(gè)工作日內(nèi)組織與會(huì)同財(cái)務(wù)部，開(kāi)展項(xiàng)目驗(yàn)收和財(cái)務(wù)驗(yàn)收，同時(shí)可根據(jù)項(xiàng)目情況安排實(shí)地驗(yàn)收，給出驗(yàn)收意見(jiàn)，報(bào)秘書(shū)長(zhǎng)/執(zhí)行秘書(shū)長(zhǎng)審核。價(jià)值超過(guò)?10 萬(wàn)元的物資驗(yàn)收，需留存影像資料。
第二十五條 ?未實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)或項(xiàng)目財(cái)務(wù)不合格的項(xiàng)目，項(xiàng)目驗(yàn)收將不予通過(guò)，造成嚴(yán)重?fù)p失或有其他違法違規(guī)行為的，應(yīng)根據(jù)具體情況依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。
第二十六條 ?重大項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)可通過(guò)第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)評(píng)估和審計(jì)，形成項(xiàng)目評(píng)估意見(jiàn)，指導(dǎo)后續(xù)項(xiàng)目的開(kāi)展。
第七章 項(xiàng)目信息管理
第二十七條 ?基金會(huì)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的各種數(shù)據(jù)與信息，實(shí)行制度化、常態(tài)化管理。
第二十八條 ?項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照 《北京王府公益基金會(huì)檔案文件歸檔表》（附件 9） 中對(duì)于項(xiàng)目類文件存檔的內(nèi)容和時(shí)間要求及時(shí)、完整地收集、整理項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的項(xiàng)目文件并存檔。
第二十九條 ?項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)注意收集項(xiàng)目中涉及到的捐贈(zèng)人、志愿者等信息，及時(shí)提供項(xiàng)目反饋，做好捐贈(zèng)人、志愿者維護(hù)工作。
第三十條 ?項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目開(kāi)展情況，通過(guò)基金會(huì)官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等自媒體或其他媒體平臺(tái)傳播項(xiàng)目進(jìn)展及社會(huì)影響力。
第三十一條 ?項(xiàng)目負(fù)責(zé)人每年整理以上項(xiàng)目文件信息填寫 《北京王府公益基金會(huì)檔案文件歸檔表》（附件 9），同項(xiàng)目文件一起歸檔至綜合辦。
第八章 附則
第三十二條 ?本管理辦法由北京王府公益基金會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)修訂及解釋。
第三十三條 ?此本管理辦法自第一屆第十次理事會(huì)審議通過(guò)，經(jīng)第二屆第二次理事會(huì)會(huì)議修訂。自通過(guò)之日起施行。
